Přijaté faktury
Došlé faktury na jednu adresu, od schválení po přiznání k DPH
Dejte dodavatelům jednu adresu. Simbila z příloh založí přijaté faktury
a údaje z dokladu přečte. Vy je zkontrolujete a nákup schválíte, platba
z banky se k faktuře spáruje a na konci období je faktura v
přiznání k DPH. Bez přepisování a bez hledání po schránkách.
Bez zadání karty · PDF, sken, fotka i ISDOC · Kontrola údajů zvlášť od schválení
Jak faktura projde Simbilou
1. Přijde na jednu adresu. V nastavení najdete svou adresu pro příjem
faktur. Předáte ji dodavatelům, nebo na ni přeposíláte stávající fakturační schránku.
Zprávy uvidíte v e-mailové schránce faktur a zpráva od neznámého odesílatele počká,
až o něm rozhodnete.
2. Simbila doklad přečte. Z přílohy založí přijatou fakturu i s položkami
a DPH a originál k ní přiloží. Dodavatele najde v adresáři podle IČO, nového doplní
z rejstříku ARES. Fakturu ve formátu ISDOC přečte přesně a bez AI.
3. Údaje zkontrolujete, nákup schválíte. Jsou to dva samostatné kroky,
stejně jako dva podpisy na papírovém dokladu: kontrola údajů (sedí to s dokladem?)
a schválení (smí se to zaplatit?). Účetní tak nečeká na jednatele a naopak.
4. Platba se spáruje. Když odchozí platba z napojené banky sedí na fakturu
variabilním symbolem a částkou, Simbila je spáruje a faktura ve stavu
Ke schválení se tím schválí sama.
Kontrola údajů bez přepínání oken
- Šanon — doklady ke kontrole jeden po druhém: vlevo přečtené údaje, vpravo originál. Po Uložit a zkontrolovat se otevře další.
- Upozornění na nejistá místa — neplatné IČ, nečitelné datum, součet položek, který nesedí na celkovou částku.
- Hromadné potvrzení — v seznamu zaškrtnete víc faktur a potvrdíte je tlačítkem Údaje jsou v pořádku.
- Hlídání duplicit — stejný soubor se podruhé nezpracuje a faktura se stejným číslem od stejného dodavatele dostane upozornění.
- AI se učí z vašich oprav — údaje o dodavateli (název, IČ, DIČ), které opravíte, použije u dalších faktur.
Schvalování faktur ve firmě
Každá přijatá faktura má stav schválení: Ke schválení, Schválená,
Naplánovaná (s datem platby) nebo Zamítnutá. V detailu faktury je
tlačítko pro další krok a ke každé změně můžete připsat poznámku.
- Pravidla pro stálé dodavatele — fakturu do zadané částky schválí nebo naplánují za vás, na přání potvrdí i údaje přečtené AI.
- Pojistky pravidel — údaje pravidlo nepotvrdí, když vytěžení hlásí varování nebo dodavatele právě založil import, dokud to v pravidle nepovolíte.
- Pravidlo přímo ze schránky — u zpracované zprávy zaškrtnete automatické schvalování od dodavatele do částky.
- Historie — v detailu faktury je zapsané, kdo a kdy fakturu zkontroloval nebo schválil, případně které pravidlo.
Platba, banka a přiznání k DPH
- Párování s bankou — s napojeným bankovnictvím se jasné shody (variabilní symbol a částka) spárují samy, ostatní návrhy potvrdíte jedním kliknutím v párování plateb.
- Platba před fakturou — když už čeká nespárovaná platba se stejným variabilním symbolem a částkou, spáruje se hned při založení faktury.
- Uhrazeno podle plateb — zda je faktura zaplacená, Simbila pozná ze spárovaných plateb, ne z ručně nastaveného stavu.
- Přiznání k DPH — přijaté faktury se započítají do přiznání i kontrolního hlášení a nezkontrolované přiznání vyjmenuje.
Doklad můžete do Simbily dostat i bez e-mailu: nahrát soubor (PDF, ISDOC, JPG, PNG),
nebo ho na telefonu vyfotit tlačítkem Importovat fakturu na Přehledu.
Podrobný postup je v nápovědě k příjmu faktur
e-mailem.
Časté dotazy
Musím měnit e-mail, který mají dodavatelé?
Nemusíte. Adresu pro příjem faktur můžete dodavatelům předat, nebo si na ni nechat automaticky přeposílat svou stávající fakturační schránku. Když přeposílání adresu pro příjem z hlaviček odstraní, přidáte svou schránku mezi vlastní adresy pro příjem.
Co když AI údaje přečte špatně?
Proto má každá faktura přečtená AI stav Ke kontrole, dokud údaje nepotvrdíte. Když si automatická kontrola není jistá (neplatné IČ, součet položek nesedí na celkovou částku), upozorní na to a dotčená pole zvýrazní. Opravy údajů o dodavateli si AI pamatuje pro příště.
Musím každou fakturu schvalovat ručně?
Ne. Fakturu ve stavu Ke schválení schválí spárovaná platba a u stálých dodavatelů to za vás udělá pravidlo, třeba do zadané částky. Kontrola údajů a schválení na sobě nezávisí, takže jedno nečeká na druhé.
Kolik stojí vytěžení faktury?
Vytěžení se platí z AI kreditu podle skutečné spotřeby, stejně jako AI asistent. Kolik vás to stojí, vidíte po měsících ve výkazu spotřeby. Elektronickou fakturu ISDOC Simbila přečte bez AI a stejný soubor podruhé vůbec nezpracuje.
Co se stane, když AI kredit dojde?
Nic se neztratí. Zpráva počká ve schránce ve stavu Čeká na AI kredity a zpracuje se sama, jakmile kredit doplníte. Aby nedošel, můžete zapnout automatické dobití.
Dostanou se přijaté faktury do přiznání k DPH?
Ano, všechny kromě zamítnutých. Faktury, jejichž údaje ještě nikdo nezkontroloval, se započítají také, ale přiznání je vyjmenuje a před stažením XML se vás zeptá, jestli je chcete podat i tak.
